6月24日晚，国际教育集团商学院执行经理、国际注册会计师、国际教育管理专家许辉老师莅临公司秦汉大讲堂，为师生们带来了一场主题为《高效会议管理》的讲座，帮助师生们在后疫情时代增强组织及参与会议的效率，提高时间利用效能。会议由研究生及学科办公室主任辛扶瑶老师主持，williamhill威廉希尔官网研究生积极通过线上与线下相结合的方式参会学习。
许辉老师首先提出本次讲座的中心问题：在日常参加各种会议时存在哪些困扰，是否存在会前议题模糊不清、会议无效冗长以及会后无法有效落实的问题，并指出导致这些问题的三点原因：首先是会议相关人员没有做好会前准备，例如对会场、设施和材料的准备不足，没有提前通知与会人员相关事宜等；其次，会议中缺乏控制，主要包括对会议议程、会议气氛、会议时间和会议结论的控制；以及会议后缺乏对后续措施的追踪。通过以上互动，许辉老师提出高效会议管理的“一个中心”：会议不是拿来讨论问题的，而是拿来解决问题的。
在第二部分，许辉老师通过讲解海尔集团的会议管理案例，引出了本次讲座的重要概念：会议成本。会议成本由时间、金钱、效益和机会成本组成，是提高组织效能的至关重要的因素，会议管理的首要目标就是要降低会议成本，将开会的成本与效益进行匹配，提高成本意识和观念。
在最后一部分，许辉老师讲解了六种常见的会议形式和种类，提出本次讲座的“两个基本点”：会议前准备和会议后追踪。她强调了会议纪要和会议记录在整个会议流程中贯穿始终的重要性，在举行会议前，参会人、主持人和记录人均需完成各自的必要工作，并准备工作清单；会议的议题、议程要清晰明确，参与人与主持人要精准指定，会议时间和地点要合适，只有完备以上因素才能完成一次高效会议；会议后，要形成有效决策和追踪事项表格，定期对决策完成情况进行追踪检查。最后，许辉老师为大家分享了“三星集团高效会议10原则”和一些自己的职业经历经验，希望帮助公司师生提高会议效率，做到高效会议管理。
我们在日常学习和工作中需要面对许多大大小小的会议，在后疫情时代，如何提高会议的参与效率，如何进行时间成本管理是迫切需要解决的问题。本次讲座为公司研究生们提高工作效率，进行自我管理提供了宝贵的实战性经验建议，希望学子们将本次讲座的内容实地转换，融汇贯通，认真学习每一次会议精神真正做到有的放矢，为将来的职业能力夯实基础。
文：冯希薇
修稿：姜莉艳/何心塬